Madde 17 — Çok gizli belgenin saklanması ve sayımı

MADDE 17- (1) Çok Gizli belge ve bu belgeye ilişkin bilgilerin yer aldığı kayıtlar büroda muhafaza edilir.

(2) Çok Gizli belgeye erişilmesi gerektiğinde belge, büro personeli tarafından işlem personeline teslim edilir ve Çok Gizli Belge Takip Kontrol Formu’na kaydedilir.

(3) Çok Gizli belge, ilgili birimin işlem personeline teslim edildiğinde inceleme işlemi büroda veya büronun uygun gördüğü alanlarda gerçekleştirilir. İnceleme işlemi sonrasında belge aynı gün içinde saklanmak üzere büro personeline teslim edilir. Ancak Çok Gizli belgeyle ilgili inceleme ve çalışma uzun sürecekse en fazla on beş gün süreyle belgeyi kullanmak üzere üst yönetici veya talepte bulunan birim yöneticisinden olur alınır (Örnek 15). Çalışma tamamlandığında Çok Gizli belge büroya teslim edilerek işlemler Çok Gizli Belge Takip Kontrol Formu’na kaydedilir. İnceleme ve çalışma amacıyla büro dışında tutulduğu durumlarda Çok Gizli belge, çelik kasalarda veya kilitli dolaplarda gerekli güvenlik tedbirleri alınarak saklanır. Süresi içinde iade edilmeyen Çok Gizli belge büro tarafından talep edilir.

(4) İdareye gönderilen ve paraf nüshaları büroda saklanan Çok Gizli belgelerin sayımı, her yılın ocak ayında yapılarak Çok Gizli Belge Sayım Listesi düzenlenir (Örnek 16). Çok Gizli belgelerin, muhatap bürolarda bulunup bulunmadığının sayım listesi üzerinden tespit edilmesi istenir. Çok Gizli belgenin gönderildiği idarenin bürosu tarafından gerekli sayım yapılarak on beş gün içinde cevap verilir.

(5) Çok Gizli belgelerin sayımı ile birlikte büroda bulunan belgelerin hareket kayıtları kontrol edilir ve varsa bürodan inceleme için alınıp süresi içinde iade edilmeyen belgeler tespit edilerek büroya teslim edilmesi istenir.

(6) Sayım ve iade süreci tamamlandığında, büro tarafından Çok Gizli belgenin güvenliğinin ihlal edildiği tespit edilirse 21 inci maddeye göre işlem yapılır. Çok Gizli belgelerin sayımına ve kontrolüne ilişkin hazırlanan rapor, üst yöneticiye veya üst yöneticinin yetki verdiği yöneticiye sunulur.

(7) Büro yetkilisi değişikliğinde Çok Gizli belgelere ait durumu gösteren Çok Gizli Belge Devir-Teslim Tutanağı düzenlenir (Örnek 3). Gerekli sayım işlemi gerçekleştikten sonra tutanak ile yeni görevlendirilen büro yetkilisine devredilir.

 

Çok gizli belgenin çoğaltılması, tercüme edilmesi ve belgeden alıntı yapılması