Madde 18 — Çok gizli belgenin çoğaltılması, tercüme edilmesi ve belgeden alıntı yapılması

MADDE 18- (1) Çok Gizli belgenin ihtiyaç hâlinde çoğaltılması, tercüme edilmesi veya belgeden alıntı yapılması üst yöneticinin veya belgeyi hazırlayan birimin yöneticisinin oluruyla gerçekleştirilir (Örnek 17). Çok Gizli belgenin çoğaltma işlemi, 9 uncu maddenin altıncı fıkrasında özelliği belirtilen fotokopi cihazında ve Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 29 uncu maddesine uygun olarak büroda tamamlanır. Çoğaltılan üst yazının sağ altında, iletişim bilgileri bölümünün üzerinde (Örnek 7); çoğaltılan ekin sayfalarının arka boşluğunda çoğaltma sayısına yer verilir.

(2) Tercüme ve alıntı işlemleri için Çok Gizli belge, büro yetkilisi tarafından işlem personeline teslim edilir ve işlem tamamlandığında belge saklanmak üzere büroya iade edilir. Çok Gizli belgenin tercüme kopyası üzerinde çıkış ve varsa giriş kontrol numarası ile tercüme kopya sayısı belirtilir.

(3) Başka bir idarenin hazırladığı Çok Gizli belgeden çoğaltma, tercüme veya alıntı yapılmak istendiğinde; belgenin sahibi idarenin bürosuna toplam kaç adet çoğaltma ve tercüme yapılacağı veya hangi kısımlardan alıntı yapılacağı belirtilerek talep bildirilir. Büro, Çok Gizli belgeyi hazırlayan birimin iznini aldıktan sonra çoğaltma, tercüme veya alıntı yapmak isteyen idarenin bürosunu bilgilendirir.

(4) Tercüme, çoğaltma ve alıntı işlemi Çok Gizli Belge Takip Kontrol Formu’na kaydedilir (Örnek 10).

(5) Bir muhataba gönderilmek üzere çoğaltılan veya tercüme edilen Çok Gizli belgenin gönderiminde 15 inci maddeye göre işlem yapılır.

 

 

Çok gizli gizlilik derecesinin düşürülmesi veya kaldırılması