Madde 16 — Çok gizli belgenin teslim alınması ve havale edilmesi

MADDE 16- (1) Çok Gizli belge, muhatap idarenin büro personeli tarafından Çok Gizli Belge Senedi ile teslim alınır. Büro personeli muhatap bilgisi, sayfa sayısı, ek/ekler, kontrol numarası, Çok Gizli Belge Senedi ve diğer kayıtların doğruluğunu kontrol eder. Muhatap idarenin büro personeli gelen Çok Gizli belgenin senetlerini imzalar ve bir nüshasını kendisinde muhafaza ederek diğer nüshasını gönderen idarenin kuryesine teslim eder.

(2) Muhatap idarenin bürosu, Çok Gizli belgeyi teslim aldıktan sonra Giriş Kontrol Numarası (Örnek 13) ile birlikte Gelen Çok Gizli Belge Kayıt Defteri’ne kaydeder        (Örnek 14). Giriş kontrol numarası sıra numarası ile içinde bulunulan yılın son iki hanesinin arasında eğik çizgi olacak şekilde; kırmızı renkte, üst yazının tarih alanının üst satırında ve varsa ek veya eklerin tüm sayfalarının sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek 13). Ancak ek veya eklerin sadece ilk sayfasında çıkış kontrol numarası bulunduğu durumlarda, giriş kontrol numarası da sadece birinci sayfada yer alır. Sıra numarası her yılın başında birden başlayacak şekilde sıralanır. Tali büro bulunan idarede giriş kontrol numaralarının mükerrer olmasını engelleyici tedbirler alınır.

(3) Gelen Çok Gizli belgede adres, sayfa eksikliği ve benzeri hatalar varsa tutanak tutularak giriş kaydı gerçekleştirilmeden ve belge senetleri imzalanmadan belge kurye aracılığıyla iade edilir.

(4) Dağıtımlı Çok Gizli belgelerde ekin muhataba gönderilmediği durumlarda belge üzerinde “Eki konulmayan belgenin gizlilik derecesinin düşürülmesi” talimatı varsa defter kaydı sırasında büro personeli tarafından belgenin gizlilik derecesi düşürülür. Gelen Çok Gizli Belge Kayıt Defteri’nde bu dağıtım nüshalarına ait kaydın üzeri kırmızı çizgiyle çizilerek kapatılır.

(5) “KİŞİYE ÖZEL” ibareli Çok Gizli belgenin iç zarfı açılmadan zarf üzerindeki bilgiler kullanılarak büro tarafından kayıt işlemi yapılır ve ilgili yöneticiye zimmetle teslim edilir. “KİŞİYE ÖZEL” ibareli Çok Gizli belge üzerinde yalnızca ilgili yönetici tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile büroda muhafaza edilerek kayıt işlemleri tamamlanır.

(6) Büro personeli gelen belgenin hareketine dair tüm kayıtları işlemek amacıyla Çok Gizli Belge Takip Kontrol Formu hazırlar (Örnek 10).

(7) Büro personeli, gelen Çok Gizli belgeyi üst yöneticiye veya belgenin muhatabı olarak birim belirtilmişse birim yöneticisine ya da erişim yetkisi bulunan işlem personeline teslim eder.

(8) Havale işlemleri büro tarafından takip edilir. Havale edilen Çok Gizli belge üzerinde, belgenin yetkisiz erişime karşı güvenliği sağlanarak erişim yetkisi bulunan işlem personeli tarafından inceleme ve çalışma yapılır.

(9) Üzerinde çalışma yapılan Çok Gizli belge, çalışma tamamlanmasa da aynı günün mesai saati bitiminde muhafaza edilmek üzere büroya teslim edilir. Çok Gizli belgeyle ilgili çalışma tamamlanana kadar inceleme ve çalışmayı gerçekleştiren işlem personeli, günlük olarak belgeyi bürodan teslim alır ve mesai saati içinde büroya teslim eder. Çok Gizli belgenin teslim alınmasına ve edilmesine ilişkin bilgiler, Çok Gizli Belge Takip Kontrol Formu’na işlenir.

 

Çok gizli belgenin saklanması ve sayımı