Madde 15 — Çok Gizli belgenin gönderilmesi

MADDE 15- (1) Büro personeli; kontrol, kayıt, dağıtım ve muhafaza işlemleri için kendisine teslim edilen Çok Gizli belgeyi kontrol eder. Giden Çok Gizli Belge Kayıt Defteri’ne, Çok Gizli belgenin çıkış kontrol numarası ile birlikte bilgileri kaydedilir      (Örnek 9).

(2) Çıkış kontrol numarası, sıra numarası ile içinde bulunulan yılın son iki hanesinin arasında eğik çizgi olacak şekilde; kırmızı renkte, üst yazının sayı alanının üst satırında ve varsa ek veya eklerin sol üst köşesinde belirtilir (Örnek 7). Sıra numarası her yılın başında birden başlayacak şekilde sıralanır. Tali büro bulunan idarede çıkış kontrol numaralarının mükerrer olmasını engelleyici tedbirler alınır.

(3) Büroda, dağıtımı yapılacak Çok Gizli belgenin paraf nüshası için Çok Gizli Belge Takip Kontrol Formu hazırlanır (Örnek 10) ve belgeyle ilgili gerçekleştirilecek tüm işlemler bu forma işlenir.

(4) Çok Gizli belgenin muhatap idarenin bürosuna teslim edildiğine dair zimmet işlemini sağlamak üzere büro tarafından her bir dağıtım yeri için en az iki nüsha Çok Gizli Belge Senedi hazırlanır (Örnek 11).

(5) Çok Gizli belge iç içe çift zarf yapılarak muhatabına gönderilir. İç zarfın sol üst köşesinde belgeyi gönderen idare bilgisi, belgenin tarih, sayı ve çıkış kontrol numarası; ortasında muhatabın adı ile adres bilgisi; üst ve alt kenarların ortasında “ÇOK GİZLİ” gizlilik derecesi; sağ üst köşesinde varsa “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi belirtilir (Örnek 12).

(6) Dış zarfın içine Çok Gizli belgeyle birlikte iki nüsha Çok Gizli Belge Senedi konulur. Dış zarfa gönderen idarenin ve muhatabın adı ile adres bilgileri yazılır. Süreli belgeler için kullanılan “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibareleri, iç ve dış zarfın sağ üst köşelerinde kırmızı renkli olarak belirtilir (Örnek 12). İç ve dış zarfın birleşim yerleri, olası bir durumda zarfın yetkisiz kişilerce açıldığının anlaşılmasını sağlayacak önlemler alınarak büro tarafından kapatılır.

(7) “KİŞİYE ÖZEL” ibareli Çok Gizli belge, büroya ilk zarf kapalı olacak şekilde iç içe çift zarf yapılarak teslim edilir. “KİŞİYE ÖZEL” ibareli Çok Gizli belgenin senet ve kayıt işlemleri zarf üzerindeki bilgilere göre yapılır.

(8) Kurye, Çok Gizli belgeyi, belgeye zarar gelmesini önleyecek nitelikte; ele geçirilemeyecek dayanıklılıkta kilitli ve şifreli çantalarda veya mühürlü torbalarda taşır. Belgenin taşıma sırasındaki güvenliğinden kurye sorumludur.

(9) Kurye, Çok Gizli belgeyi muhatap idarenin bürosuna elden teslim eder. Çok Gizli belge yurt içine ve yurt dışına posta aracılığıyla gönderilmez.

(10) Kurye görevi, aynı şehir içinde gerçekleştiğinde idareye ait araçla; şehir dışına gerçekleştiğinde ise mesafenin uzaklığı dikkate alınarak idareye ait hava taşıma aracı veya karayolu aracı ya da şehirlerarası ulaşımı sağlayan uçak, otobüs veya hızlı tren ile gerçekleştirilir. Mesafenin uzun olduğu kurye görevlerinde, Çok Gizli belgenin güvenliğini sağlamak üzere uygun sayıda personel görevlendirilir.

(11) Çok Gizli belge, uygun sayıda görevlendirilecek diplomatik kurye aracılığıyla ülke dışına gönderilir ve görev mümkün olan en kısa sürede tamamlanmak üzere uçakla veya uygun araçla gerçekleştirilir.

 

Çok gizli belgenin teslim alınması ve havale edilmesi