Madde 14 — Çok Gizli belgenin hazırlanması

MADDE 14- (1) Çok Gizli belge, güvenlik önlemleri alınmış cihazlarda ve büro içerisinde veya büro kontrolünde olan ayrı bir odada, ilgili birimin işlem personeli tarafından hazırlanır.

(2) Çok Gizli belge büroda hazırlandığında, işlem personeline büro personeli tarafından refakat edilir. Çok Gizli belge, büronun kontrolünde olan ayrı bir odada hazırlandığında ise işlem personeli yalnız çalışabilir.

(3) 9/6/2020 tarihli ve 2646 sayılı Cumhurbaşkanı Kararıyla yürürlüğe konulan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak fiziksel ortamda hazırlanan Çok Gizli belgede; çıkış kontrol numarasının ve nüsha sayısının üst yazının ve varsa ek veya eklerin tüm sayfalarında yer alması esastır (Örnek 7). Ancak harekât planı ve benzeri ekleri bulunan ve kontrol numarası verilirken dağıtımın gecikmesine yol açabilecek kadar sayfa sayısına veya dağıtım yerine sahip olan belgelerde, eklerin sadece ilk sayfasında çıkış kontrol numarasına yer verilebilir.

(4) Çok Gizli belgenin paraf nüshası ile birlikte muhatap sayısı kadar dağıtım nüshası hazırlanır. Nüsha sayısı, paraf nüshası için 0001’den başlayacak şekilde dağıtım listesinde belirtilen her bir muhataba sırasıyla verilir ve üst yazı ile eklerin üzerinde, okumayı engellemeyecek şekilde kırmızı renkli kaşe veya filigranla belirtilir (Örnek 7).

(5) Çok Gizli belgenin iletişim bilgilerinin sağ üstünde; üst yazı ile varsa eklerin toplam kaç sayfadan ve adetten oluştuğu belirtilir. Üst yazının ve varsa eklerin sağ alt köşesinde toplam sayfa sayısının kaçıncı sayfasında olunduğu ile toplam nüsha sayısının kaçıncı nüshası olduğu belirtilir (Örnek 8).

(6) Çok Gizli belgenin hazırlanma sürecinde oluşan müsveddeler, büro personelinin refakatinde işlem personelince tekrar birleştirilemeyecek ve okunamayacak şekilde kırpma yapabilen cihazlar ile imha edilir.

(7) Çok Gizli belgenin paraf ve imza işlemleri belgeyi hazırlayan işlem personelinin takibinde yürütülür. İşlem personeli, paraf ve imza sürecinde yer almayan kişi veya kişilerce Çok Gizli belgenin görülmesini engelleyici tedbirleri alır.

(8) Çok Gizli belge varsa dağıtım nüshaları ile birlikte imza süreci tamamlandıktan sonra işlem personeli tarafından büroya teslim edilir.

 

 

Çok Gizli belgenin gönderilmesi