Madde 13 — Pazarlık usulü

MADDE 13 – (1) Pazarlık usulü ile yapılan mal ve hizmet satım ihalelerinde ihale ilanının yapılması şartı aranmaz.

(2) Bu ihaleler işin nitelik ve gereğine göre bir veya daha fazla istekliden yazılı veya sözlü teklif alınarak ve bedel üzerinde anlaşarak yapılır.

(3) Aşağıda belirtilen işler pazarlık usulü ile ihale edilebilir:

a) Diğer ihale usulleri ile yapılan ihaleye istekli çıkmaması veya tekliflerin ihale komisyonunca düşük bulunması,

b) Acele yapılması gereken ve diğer ihale usulleri ile ihale yapmaya zaman bakımından elverişli olmayan işler,

c) Çabuk bozulan veya saklanması masraflı veya tehlikeli olan maddelerin satışı,

ç) Önceden düşünülmeyen ani ve olağanüstü bir durumun doğması nedeniyle ivedilikle yapılması zorunlu işler,

d) Genel Müdürce gerekli görülen diğer işler.

(4) Pazarlık ihale usulünde teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılma şartı olarak istenen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından kaşelenir ve imzalanır. Teklif mektubunda, şartname ve eklerinin tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti ve düzeltme bulunmaması ve teklif sahibinin adı, soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.

(5) Teklif zarfları ihale ilânında belirtilen ihale gün ve saatine kadar, sıra numaralı alındılar karşılığında İdarenin evrak kayıt şefliğine verilir. Evrak kayıt şefliğince zarfların üzerine kayıt numarası yazılıp teklifin alındığı saat yazılır. İhale saatinden sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın teklif sahibine iade edilir.  Teklifler iadeli taahhütlü olarak posta ile de gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale saatine kadar İdarenin evrak kayıt şefliğine ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

(6) İhale komisyonunca, ihale ilânında belirtilen saatte kaç teklif mektubu verilmiş olduğu teklif zarfını açma ve değerlendirme tutanağı ile tespit edilerek hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır.

(7) İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Dördüncü fıkrada belirtilen kriterlere uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenir ve değerlendirmeye alınmaz. Zarflar, hazır bulunan istekliler önünde alınış sırasına göre açılır.

(8) Teklif zarfını açma ve değerlendirme tutanağında aşağıdaki hususlar bulunur:

a) İhalenin tarihi,

b) İhalenin konusu,

c) Teklifte bulunanların isim veya unvanları,

ç) Teklife ilişkin İdarece verilen kayıt tarihi ve numaraları,

d) Verilen teminatların cins ve tutarları,

e) Değerlendirmeye alınmayacak tekliflerin hangi isteklilere ait olduğu ve reddedilme sebebi,

f) Komisyon üyelerinin adı, soyadı, unvanı ve imzaları.

(9) Mektupla yapılmış teklifler varsa bunlar okunarak teklif zarfını açma ve değerlendirme tutanağına yazılır. Mektupla teklifte bulunan isteklinin ihale komisyonu huzurunda hazır bulunmaması halinde, mektup ile gönderilen teklifin son ve kesin teklif fiyatı olduğu kabul edilir. Bu takdirde, geçici teminatın ve istenilen diğer belgelerin teklif mektubu ile birlikte gönderilmiş olması gerekir.

(10) İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatların usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Şartnamede belirtilen belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler teklif zarfını açma ve değerlendirme tutanağı ile tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları açıklanır.

(11) İhale komisyonunca bu aşamada isteklilerden ikinci kez kapalı zarfta yazılı olarak yeni tekliflerini vermeleri istenir. İhaleye katılanlar muhammen bedelden ve en son teklif edilen bedelden düşük teklif ileri süremezler. Aksi halde ihaleden çekilmiş sayılırlar.  İsteklilerin verdiği ikinci tekliflerde ihaleye iştirak eden isteklilerin huzurunda okunur. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan teklif zarfını açma ve değerlendirme tutanağı ihale komisyonunca imzalanır. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez. Teklifler ihale komisyonunca nihai olarak değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

(12) İhale şartnamesinde başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu eklerinden herhangi birinin isteklilerce sunulmaması halinde bu eksik belgeler ve ekleri tamamlatılamaz. Ancak;

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla tereddüt oluşturacak kısımların açıklanmasına yönelik bilgi veya belgeler,

b) İsteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgelerin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

ihale komisyonunca tamamlattırılabilir.

c) Bu çerçevede tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak isteklilere yazılı olarak 2 iş gününden aşağı olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibariyle ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilir.

ç) Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

(13) İhale komisyonu bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bütün isteklilere derhal yazılı olarak bildirilir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez.

Sınırlı teklif alma ihale usulü