Madde 4 — b) 6x9 boyutlarında 6 fotoğrafı, dilekçesine iliştirir

Madde 4- Fakülte/enstitü/yüksekokul/konservatuvar /merkez yönetim kurulu kendi kayıtlarını göz önünde tutarak evrakı inceler ve dileğin kabul edilip edilmeyeceğine karar verir. Dileğin kabulü halinde diploma veya sertifikanın duplikatası hazırlanır. Duplikataya aslında bulunan aynı numaralar, kayıtlar ve imza sahiplerinin ad ve soyadları yazılır, fakat imzalar atılmaz; üzerine kırmızı sabit mürekkeple (DUPLİKATA) kaşesi basılır, aslında resim varsa sahibinin fotoğrafı yapıştırılarak üzeri soğuk damgayla mühürlenir. Bu suretle hazırlanan duplikatanın arkasının sağı alt tarafına; o günkü tarih atılır ve fakülte dekanının, enstitü/yüksekokul/merkez müdürünün adı, soyadı ve ünvanı yazıldıktan sonra imzalanır. Üzerine imza sahibinin mührü basılarak, duplikata evrakı, ilgilinin kişisel dosyasıyla birlikte Rektörlük onayına sunulur.