Madde 24 — Gizli ve hizmete özel belgelerin gönderilmesi

MADDE 24- (1) Gizli belge iç içe çift zarf yapılarak muhatabına gönderilir. Gizli belgeyi hazırlayan birim, iç zarfın sol üst köşesinde belgeyi gönderen idare bilgisini, belgenin tarihini ve sayısını; ortasında muhatabın adı ile adres bilgisini; üst ve alt kenarların ortasında “GİZLİ” gizlilik derecesini; sağ üst köşesinde varsa “KİŞİYE ÖZEL” ibaresini belirtir   (Örnek 20). Gizli belge, zimmet tutanağı ile birlikte belge yönetiminden sorumlu birime teslim edilir.

(2) Dış zarfa gönderen idarenin ve muhatabın adı ile adres bilgileri yazılır. Süreli belgeler için kullanılan “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibareleri, iç ve dış zarfın sağ üst köşelerinde kırmızı renkli olarak belirtilir (Örnek 20). İç ve dış zarfın birleşim yerleri, olası bir durumda, zarfın yetkisiz kişilerce açıldığının anlaşılmasını sağlayacak önlemler alınarak belge yönetiminden sorumlu birim tarafından kapatılır.

(3) Gizli belgenin, belgeyi hazırlayan idarenin görevlisi tarafından iletilmesi esastır. Ancak zorunlu durumlarda Gizli belge PTT aracılığıyla da iletilebilir. Ülke dışına gönderilecek Gizli belge diplomatik kurye aracılığıyla iletilir.

(4) Görevli tarafından teslim edilen Gizli belgenin zimmet tutanağı teslim alan idarenin görevlisince, PTT aracılığıyla gönderilen Gizli belgenin zimmet tutanağı ise PTT görevlisince imzalanır ve belgenin sahibi idarede saklanır.

(5) Hizmete Özel belge, güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra güncel         e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen kurumsal şifreleme sertifikaları ile şifrelenir ve idareye iletilir.

(6) Muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün olmadığı veya KİŞİYE ÖZEL hazırlandığı durumlarda Hizmete Özel belge, elektronik ortamdaki aslına erişim amacıyla belge yönetiminden sorumlu birim tarafından fiziksel ortamda gönderilir.

(7) Hizmete Özel belge zarfının sol üst köşesinde belgeyi gönderen idare bilgisi, belgenin tarih ve sayısı; ortasında muhatabın adı ile adres bilgisi, üst ve alt kenarların ortasında ise “HİZMETE ÖZEL” gizlilik derecesi belirtilir (Örnek 21). İhtiyaç hâlinde kullanılacak olan “ACELE”, “GÜNLÜDÜR” veya “KİŞİYE ÖZEL” ibareleri zarfın sağ üst köşesinde yer alır. Zarfın birleşim yerleri, olası bir durumda, zarfın yetkisiz kişilerce açıldığının anlaşılmasını sağlayacak önlemler alınarak belge yönetiminden sorumlu birim tarafından kapatılır.

(8) Hizmete Özel belge, belgeyi hazırlayan idarenin görevlisi veya PTT aracılığıyla iletilir. Görevli tarafından teslim edilen Hizmete Özel belgenin zimmet tutanağı teslim alan idarenin görevlisince, PTT aracılığıyla gönderilen Hizmete Özel belgenin zimmet tutanağı ise PTT görevlisince imzalanır ve belgenin sahibi idarede saklanır.

 

Gizli ve hizmete özel belgelerin teslim alınması ve havale edilmesi