Madde 11 — Büronun kurulması ve kapatılması

MADDE 11- (1) Çok Gizli belgenin kaydedilmesi, gönderilmesi, teslim alınması, havale edilmesi, saklanması işlemlerinin gerçekleştirilmesinden, takibinden ve kontrolünden sorumlu büro oluşturulur. Büro; Çok Gizli belgenin çoğaltılmasına, tercüme edilmesine, erişimine, gizlilik derecesinin düşürülmesine, imhasına, arşive devredilmesine ve belgeden alıntı yapılmasına ilişkin ilgili birimlerle yürütülecek müşterek faaliyetleri gerçekleştirir, kayıtları tutar ve kayıtların takibini yapar.

(2) Büronun faaliyetleri, üst yöneticiye bağlı olarak veya üst yöneticinin uygun göreceği birim ya da belge yönetiminden sorumlu birim tarafından gerçekleştirilir.

(3) İhtiyaca göre büroya bağlı tali bürolar oluşturulabilir. Tali büronun yürüteceği faaliyetler, büro tarafından belirlenir.

(4) 10/6/1949 tarihli ve 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak taşra teşkilatı içerisinde valiliklerde büro, kaymakamlık ve il idare şube başkanlıklarında tali büro oluşturulabilir.

(5) Herhangi bir nedenle büronun kapatılması gerektiğinde, büroda bulunan Çok Gizli belgeye ait sayım ve kontrol ile diğer işlemler tamamlanarak Çok Gizli belge ve kayıtları ilgili idarenin bürosuna Çok Gizli Belge Devir-Teslim Tutanağı (Örnek 3) ile birlikte teslim edilir.

(6) Kapatılacak büro, devir işlemini gerçekleştirmeden önce elinde bulunan Çok Gizli belgeleri hazırlayan idareden veya birimden belgelerin güncelliğine ilişkin bilgi talep eder. İdarelerin veya birimlerin değerlendirmesi sonucunda büro, Çok Gizli belgelerin gizlilik derecesinin düşürülmesi veya kaldırılarak belgelerin imha ya da arşive devredilmesi işlemlerini gerçekleştirir.

 

Büro ve işlem personeli