Madde 27 — Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 27 — Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü ve ses kaseti, damga vb. olduğu,

c) "İşlem yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) "Teşkilât kodu" bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de, kutu ve dosya numarası,

e) "Envanter sıra numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) "İşlem tarihi" bölümüne, evrakın gün / ay / yıl olarak aldığı tarih,

g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir.),

ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) "Evrak sıra numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,

yazılır.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Muhafazasına lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme,

Ayıklama ve İmha Komisyonları

 

İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme