Madde 24 — Sicil belgelerinin düzenlenmesi

Madde 24-  Sicil belgeleri aşağıdaki esaslara göre düzenlenir:

a. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Birinci sicil üstleri; sicil doldurma zamanında emri altında bulunan bütün subayların sicillerini doldurur. Bir subay hakkında sicil düzenlenebilmesi için; o subayın, o sicil süresi içinde, sicil verecek amir ile birlikte en az üç ay fiilen görev yapması şarttır.

b. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Sicil belgelerinde subayın değerlendirilmesini sağlayacak nitelikler ve bu niteliklerin subayda bulunma derecesini ölçmeye imkân veren kıstaslar bulunmaktadır. Sicil üstlerinin astlarında değerlendirecekleri nitelikleri tanımlamak, bu suretle terim birliği ve sicil verilen personelin aynı şartlarda değerlendirilmesini sağlamak maksadıyla, sicil belgelerinde yer alan niteliklerin tanım ve standartları Genelkurmay Başkanlığınca hazırlanacak “Türk Silâhlı Kuvvetleri Sicil Belgesi Düzenleme Kılavuzu”nda belirtilir. Sicil üstleri teğmen, üsteğmen, yüzbaşı, binbaşı, yarbay ve albaylar için not takdiri yapmaz, niteliklerin bulunma derecesini, niteliğe ait kıstaslardan birisini işaretlemek suretiyle belirler. Sicil üstleri general/amiraller için not takdiri yapar. Sicil belgesindeki personele ait bilgilerin, tam ve doğru olarak doldurulması sorumluluğu, birinci sicil üstüne aittir.

c. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Birinci sicil üstü, teğmen-albay sicil belgesinde yer alan “Personelin Başarılı Olabileceği Görevler”i, sicil alan personelin performansını ve potansiyelini dikkate alarak işaretler.

d. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ General/Amiral sicil belgesindeki ayırt edici nitelikler “Değerlendirme Nitelikleri” ile Teğmen-albay sicil belgesindeki “Ayırt Edici Nitelikler” bunları açıklayan kıstaslar yardımıyla değerlendirilir. General/Amiral sicil belgesinde birinci sicil üstlerince personelin hâlihazırdaki görevindeki başarı durumu, bir üst rütbedeki görevleri yapmaya hazır olma durumu, personelin gelecekte üstlenebileceği görevlere yönelik değerlendirmeler, personelin öne çıkan özelliklerine yönelik kanaat yazılması zorunludur. Sicil üstleri, sicil belgesi ve Türk Silâhlı Kuvvetleri sicil belgesi düzenleme kılavuzunda yer almayan hususlarla ilgili varsa ilâve kanaatlerini yazabilirler. Bu kanaatler, ihtiyaç duyulması halinde, sonraki sicil üstleri ve/veya ilgili birimler tarafından, personel hakkında yapılacak değerlendirmeler ile atama, seçim, görevlendirme vb. konularında personel hakkında verilecek kararlarda kullanılabilir. Teğmen-albay sicil belgesinde birinci sicil üstleri tarafından ÜSTÜN BAŞARILI ve KATEGORİSİNDEKİ EMSALLERİNİN ÜSTÜNDE ile YETERSİZ ve KATEGORİSİNDEKİ EMSALLERİNİN ALTINDA olarak değerlendirilen Ortak Nitelikler için tek, Görev Alanı Niteliklerinin her biri için ayrı olacak ve öncelikle NE ZAMAN, NEREDE ve NEDEN sorularına cevap verecek şekilde en az 20 kelimeden (150 karakter) oluşan gerekçe yazılması zorunludur.

Gerekçelerin şekil ve anlamlılık uygunluğu sıralı sicil üstleri ve Kuvvet Personel Başkanlıklarının uygun göreceği birimler tarafından incelenir. Birinci sicil üstü elektronik ortamda sicil verme işleminin tamamlanmasını müteakip ikinci sicil üstüne bilgi verir. Matbu sicil belgesi doldurulması durumunda ilgili bölümleri doldurur, imza eder ve ikinci sicil üstüne gönderir.

e. (Mülga:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾

f. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ İkinci sicil üstleri, birinci sicil üstleri tarafından doldurulan maiyetindeki personele ait sicil belgelerini inceler. Birinci sicil üstünün işaretlemelerinin tamamına katılıyorsa, nitelikleri işaretlemez, “2 nci Sicil Üstü Değerlendirmesi” bölümündeki “Birinci Sicil Üstüne Katılıyorum” bölümünü işaretler ve “Sicil Üstlerine Ait Bilgiler” bölümünü doldurur, sicil belgesi matbu ise imza eder. İkinci sicil üstleri, birinci sicil üstlerinin işaretlediği niteliklerden herhangi birisine, bir kısmına veya tamamına katılmadığı takdirde aynı bölümdeki “Birinci Sicil Üstüne Katılmıyorum” bölümünü işaretler ve değerlendirmesini yapar, “Sicil Üstlerine Ait Bilgiler” bölümünü doldurur, sicil belgesi matbu ise imza eder. Aşağıda belirtilen durumlarda ikinci sicil üstü, mutlaka niteliklerin tamamını işaretlemek zorundadır:

1) Birinci sicil üstleri, sicil düzenlemek için yeterli süre o personel ile çalışmamış ise,

2) 2 Mayıs (yükselme sırasındaki personel için 1 Nisan) tarihindeki birinci sicil üstü, sicil düzenlemek için yeterli süre o personel ile çalışmamış ise,

3) Görevden ayrılma ve kanaat değişikliği nedeniyle sicillerin tanziminde.

Bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesinde belirtilen birinci sicil üstünün sicil düzenleyemeyeceği hallerde de, ikinci sicil üstü, birinci sicil üstü olarak niteliklerin tamamını işaretler.

İkinci sicil üstü elektronik ortamda sicil verme işleminin tamamlanmasını müteakip üçüncü sicil üstüne bilgi verir. Matbu sicil belgesi doldurulması durumunda ilgili bölümleri doldurur, imza eder ve üçüncü sicil üstüne gönderir.

Sicil üstleri elektronik ortamda sicil verme işlemini tamamladıklarını sıralı üstlerine silsile yolu ile bildirir. Birinci sicil üstleri sicil verme işlemini elektronik ortamda gerçekleştiremiyorsa bu yönetmelikte belirtilen matbu sicil formunu doldurarak imza eder ve ikinci sicil üstlerine gönderir. İkinci sicil üstleri de aynı form üzerinde kendisine ait bölümleri işaretleyerek değerlendirmesini yapar ve sicil formunu üçüncü sicil üstlerine gönderir. Sicil üstlerince, doldurulan matbu formların fotokopisi, elektronik ortamda doldurulan formların çıktısı alınmaz.

g. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾  İkinci sicil üstü olan Bakan, Kuvvet Komutanları, (Değişik ibare:RG-23/2/2017-29988)  Millî Savunma Bakanlığı Müsteşarı orgeneral ve oramiraller; yeterince tanımadıklarını değerlendirdikleri personel için sicil tanzim etmeyebilirler. Bu durumu belirten bir yazı, sicil belgesine eklenir. Bu şekilde, hakkında ikinci sicil üstünce sicil tanzim edilmeyen personelin sicil belgesi, birinci sicil üstünün değerlendirme ve kanaatlerine göre işlem görür.

h. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Birinci veya ikinci sicil üstlerinin herhangi bir nedenle nota tahvil edilecek değerlendirme yapamaması durumu ile birinci ve ikinci sicil üstü tarafından işaretlenen genel değerlendirme kategorisi arasında birden fazla seviye farkı olması durumlarında düzenlenecek sicil belgeleri hariç olmak üzere üçüncü sicil üstlerinin, sicil belgelerini tanzim etmesi kendi isteğine bağlıdır. Ancak, birinci veya ikinci sicil üstlerinden herhangi birisinin değerlendirme yapamaması hâlinde, orgeneral veya oramiral rütbesindeki üçüncü sicil üstleri hariç olmak üzere, üçüncü sicil üstleri mutlaka değerlendirme yaparlar.

Üçüncü sicil üstleri, yukarıda belirtilen durumların dışındaki personelin tamamına veya bir kısmına ait sicillerde niteliklere ait kıstasların işaretlenmesi ve kanaat yazma yetkisi hariç olmak üzere diğer yetkilerini, lüzum gördükleri takdirde her sicil döneminde yazılı emirle ikinci sicil üstlerine devredebilirler. Yetki devrinde bulunan üçüncü sicil üstleri, istediği personel hakkında sicil tanzim edebilirler.

Üçüncü sicil üstleri elektronik ortamda sicil verme işleminin tamamlanmasını müteakip yetki devri belgelerini birinci ve ikinci sicil üstleri tarafından düzenlenen belgelerle birlikte durumu Kuvvet Komutanlıkları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…) Personel Başkanlıklarına bildirilmek üzere en az tugay ve eşidi birlik ve kurumlara bildirirler.

ı. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Sicil üstleri, ihtiyaç duydukları taktirde sicil belgesinde ve Türk Silâhlı Kuvvetleri Sicil Belgesi Düzenleme Kılavuzunda yer alan nitelikler dışında varsa ilâve olumlu ve olumsuz kanaatlerini “Gerekçe ve kanaat” bölümlerinde belirtirler.

j) (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Kuvvet Komutanlıkları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…)  Personel Başkanlıklarında yapılan incelemede, sicil üstlerinin Sicil Üstü Değerlendirme Notlarının arasında 20 veya daha fazla not farkı bulunması hâlinde, personelin durumu Sicil Değerlendirme ve Denetleme Kurulunda görüşülür ve bu Yönetmeliğin 35 inci ve 36 ncı maddesi esaslarına göre işlem yapılır.

k. (Değişik:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Sicil ile ilgili belgeler; sicil üstlerince belirtilen işlemlerin yapılmasını müteakip, en az tugay ve eşidi birlik ve kurumlar tarafından toplanarak, ilgili Kuvvet Komutanlıkları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…) Personel Başkanlığına gönderilir. Elektronik veya matbu olarak doldurulan sicil formlarının tanzimi, teslimi ve muhafazasına ilişkin uygulama esasları ilgili Kuvvet Komutanlıkları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…) tarafından düzenlenir.

l. Kuvvet Komutanları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…)  hakkında sicil belgesi tanzim edilmez.

m. Sicil belgesinin düzenleme esasları, niteliklerin açıklamaları ve standartları, “Türk Silâhlı Kuvvetleri Sicil Belgesi Düzenleme Kılavuzu”nda gösterilir. Bu esaslar, sınıf okulları müfredat programlarına dahil edilerek, personelin bu konuda eğitilmesi sağlanır. Ayrıca sicil belgelerinin doğru olarak doldurulması, kıt’a komutanları ile karargâh ve kurum amirlerinin temel sorumluluklarından biridir. Bu maksatla, bu yerlerde konferans türü tanıtıcı ve öğretici eğitimler icra edilir.

n. (Mülga:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾

o. (Ek:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Sicil üstünün veya sicil alan personelin görevinden ayrılması hâlinde sicil belgelerine aşağıdaki işlem yapılır.

1) 30 Ağustos-2 Mayıs tarihleri arasında görevden ayrılma durumunda yapılacak işlem:

(a) Birinci sicil üstü:

Sicil alan personelle üç aylık çalışma süresini tamamlayan birinci sicil üstü, elektronik sicil formunda veya matbu sicil belgesinde kendisine ait bölümü işaretler, varsa ilâve kanaatlerini yazar ve matbu sicil belgesinde yeni birinci sicil üstüne teslim etmek üzere imza bloğunu doldurur. Elektronik sicil verilmesi durumunda çıktı alınıp imza bloğunun doldurulması işlemi yapılmaz, durum yeni birinci sicil üstüne bildirilir. Yeni birinci sicil üstü, 2 Mayıs tarihinde sicil alan personel ile üç aylık çalışma süresini tamamladı ise, aynı sicil belgesinde veya elektronik sicil formunda kendisine ait bölümü işaretler, varsa ilave kanaatlerini yazar ve imza bloğunu doldurur ve matbu sicil belgesinde ikinci sicil üstüne teslim etmek üzere imza bloğunu doldurur. Matbu sicil belgesini bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesi esaslarına göre ikinci sicil üstüne gönderir, elektronik sicil belgesi tanziminde ise ikinci sicil üstüne bilgi verilir. Personelin tüm yeni birinci sicil üstleri aynı işlemleri yaparlar. Birinci sicil üstlerinin hiç birisinin sicil düzenleyememesi durumunda, bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesi gereğince ikinci sicil üstü, birinci sicil üstü olarak niteliklerin tamamını işaretler.

(b) İkinci sicil üstü:

Sicil alan personelle üç aylık çalışma süresini tamamlayan ikinci sicil üstü, elektronik sicil formunda veya matbu sicil belgesinde kendisine ait bölümü işaretler, varsa ilâve kanaatlerini yazar ve matbu sicil belgesinde yeni ikinci sicil üstüne teslim etmek üzere imza bloğunu doldurur. Elektronik sicil verilmesi durumunda çıktı alınıp imza bloğunun doldurulması işlemi yapılmaz, durum yeni ikinci sicil üstüne bildirilir.

Yeni ikinci sicil üstü, 2 Mayıs tarihinde birinci sicil üstü tarafından gönderilen sicil belgesinin ikinci sicil üstüne ait soldaki sütununa, bir önceki ikinci sicil üstü tarafından verilen ayrılış sicil belgesindeki işaretleri ve varsa ilâve kanaatleri ve kimlik bilgilerini aktarır ve matbu sicil formu için imza bloğunu “Aslı Gibidir” yazarak imzalar. Elektronik sicil formunun tanziminde ise bu işlem yapılmaz, sadece sicil alan personelle üç aylık çalışma süresini tamamlayan ikinci sicil üstü kendisine ait bölümü işaretler, varsa ilâve kanaatlerini yazar ve durumu üçüncü sicil üstüne bildirir. Matbu sicil belgesini, bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesi esaslarına göre üçüncü sicil üstüne gönderir, elektronik sicil belgesi tanziminde ise üçüncü sicil üstüne bilgi verilir. Personelin tüm yeni ikinci sicil üstleri aynı işlemleri yaparlar. İkinci sicil üstlerinin hiç birisinin sicil düzenleyememesi durumunda, bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesi gereğince üçüncü sicil üstü, ikinci sicil üstü olarak değerlendirme yapar.

2) Üç aylık çalışma süresini tamamlayamaması nedeniyle sicil düzenleyemeyen sicil üstleri sicil tanzim edemezler, ancak personel ile görev yaptıkları tarihler ile kendi bilgi ve kanaatlerini yeni sicil üstlerine bildirirler. Ancak, vekâlet eden sicil üstü; 30 Ağustos-2 Mayıs tarihleri arasında parçalar halinde vekalet ettiği sürelerin toplamı üç ayı geçerse, üç ayı doldurduğu son vekaletinde sicil düzenler. Kanaat değişikliği sicilleri hariç, herhangi bir sicil üstü aynı sicil yılı içerisinde bir personele iki kez sicil tanzim edemez.

3) 2 Mayıs-30 Ağustos tarihleri arasında görevinden ayrılanlar için sicil düzenlenmez. Ancak sicil üstü kanaatinde bir değişiklik varsa bu Yönetmelik esaslarına göre bir sicil belgesi düzenler ve sicil belgesine, kanaatlerindeki değişikliğe neden olan hususları gerekçeleri ile beraber yazarak, matbu sicil belgesini bir üst sicil üstüne gönderir, elektronik sicil tanzim edildiyse bir üst sicil üstüne bilgi verir. Bir üst sicil üstü de, bu Yönetmelik esaslarına göre kendi hanesini doldurur ve üçüncü sicil üstüne gönderir veya bilgi verir. Üçüncü sicil üstü, birinci veya ikinci sicil üstleri tarafından tanzim edilen kanaat değişikliği sicil belgesindeki kendi hanesine mutlaka nitelikleri işaretler ve kanaatlerini yazar. Bu şekilde tanzim edilen sicil belgeleri, en az tugay ve eşidi birlik ve kurumlar tarafından toplanarak, Kuvvet Komutanlıkları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…)  Personel Başkanlığına gönderilir, elektronik siciller için de bilgi verilir.

4) Haklarında ayrılış sicil belgesi tanzim edilen subayların o yılki sicil üstü değerlendirme notu, birinci sicil üstlerinden aldıkları notların ortalaması ile ikinci sicil üstlerinden aldıkları notların ortalamasının alınmasını müteakip çıkan notların ortalamasından elde edilen nottur. Üçüncü sicil üstünün ayrılış sicil belgesi tanzim etmesi durumunda aynı işleme üçüncü sicil üstlerinden alınan notların ortalaması da dâhil edilir. Haklarında kanaat değişikliği sicil belgesi tanzim edilen subayların o yılki sicil notu, görevden ayrılma sicili tanzim edilmemişse, kanaat değişikliği sicil belgesindeki nottur. Bu durumdaki personel hakkında daha önce, 2 Mayıs tarihi itibarıyla verilen sicil notları dikkate alınmaz.

5) Ayrılış sicil belgesi tanzim edilen ve terfi sırasında olan albaylar ile general ve amirallerin ayrılış sicil belgeleri, Kuvvet Komutanlıkları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…) Personel Başkanlığınca en geç 15 Temmuz tarihinde (Değişik ibare:RG-14/6/2017- 30096) Yüksek Askeri Şûra Sekretaryasında bulundurulur.

6) Matbu sicil belgelerinde, bir sicil döneminde ikiden fazla sicil üstü ile çalışma durumunda birden fazla sicil belgesi kullanılır.

7) Görevden ayrılma, kanaat değişikliği, sicil belgelerinin düzenlenmesine ilişkin tarih aralıkları ile bu Yönetmelikte belirtilmeyen diğer uygulama esasları ilgili Kuvvet Komutanlıkları, (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…)  Personel Başkanlıkları tarafından düzenlenir.”

ö. (Ek:RG-21/8/2014-29095)⁽¹⁾ Sicil belgeleri elektronik ortamda hazırlanır, mümkün olmaması durumunda matbu sicil belgesi doldurulur. Elektronik veya matbu olarak doldurulan sicil belgelerine bu Yönetmelikte belirtilen esaslara göre işlem yapılır. Ancak, Kuvvet Komutanlıkları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…) Personel Başkanlıklarınca matbu sicil belgelerinin, elektronik ortamda sicil verebilecek ilk âmir tarafından elektronik ortama aktarılmasına, bu durumda matbu sicil belgesinin Kuvvet Komutanlıkları (Mülga ibare:RG-23/2/2017-29988) (…) Personel Başkanlıklarına gönderilmesi ve gerekli eşleştirmeyi müteakip sicil belgelerinin imha edilebilmesine yönelik düzenleme yapılabilir.

Birden fazla birinci ve ikinci sicil üstü ile görev yapılması hâlinde sicil düzenlenmesi