Madde 96 — İşlemlerin elektronik ortamda yapılması

Madde 96 – (Değişik:RG-30/10/2011-28100) ⁽³⁾

(Değişik ibare:RG-9/7/2020-31180) Genel Müdürlük, bu Yönetmelik gereğince mülki idare amirliklerine verilecek beyanname ve bildirimlerin şifre, elektronik imza veya diğer güvenlik araçları konulmak suretiyle internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında verilmesi hususlarında izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, beyanname ve bildirimlerin aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu zorunluluğu beyanname ve bildirimler ile derneklerin nitelikleri, amaç ve çalışma konuları itibarıyla ayrı ayrı uygulatmaya yetkilidir.

(Değişik ikinci fıkra:RG-9/7/2020-31180) Elektronik ortamda beyanname ve bildirimleri doldurma yetkisi, kuruluş sürecinde dernek geçici yönetim kurulu başkanına geçici yönetim kurulu tarafından, organların oluşturulmasından sonra ise dernek başkanına dernek yönetim kurulu kararı ile verilir. Dernek başkanı veya dernek başkanı tarafından yetkilendirilen kişi, derneğin merkezinin bulunduğu yerin Mülki İdare Amirliğine konuya ilişkin olarak alınmış yönetim kurulu kararının dernek başkanı tarafından onaylanmış nüshası ile yazılı olarak başvurur. Başvuru yazısı ile yönetim kurulu kararının onaylı nüshası sivil toplumla ilişkiler birimi personeli tarafından incelenir ve karar fotokopisi mühürlenerek imzalanır. Dernek başkanlarına, sivil toplumla ilişkiler birimi tarafından müracaat anında sistemden üretilecek kullanıcı kodu, parola ve şifreyi ihtiva eden kapalı bir zarf verilir. Kapalı zarfın tesliminde, derneğin adı ve kütük numarasını, teslim eden ve teslim alan kişilerin ad ve unvanlarını, zarfın kapalı olarak teslim edildiğini içeren bir tutanak düzenlenir. Bu tutanak dernek başkanı, sivil toplumla ilişkiler birimi yetkilisi ve bir personel tarafından tarih ve saat konulmak suretiyle imzalanır.

Dernek tarafından elektronik ortamda beyanname ve bildirimleri doldurma yetkisi verilen ve kapalı zarf alan dernek başkanının değişmesi halinde, değişiklik mülki idare amirliğine bildirilir, daha önce verilen kullanıcı kodu, parola ve şifre iptal edilir. Derneğin talebi üzerine yeni kullanıcı kodu, parola ve şifre verilir.

Elektronik ortamda gönderilen beyanname ve bildirimler ile kağıt ortamında gönderilen beyanname ve bildirimler arasında hukuki sonuçları itibariyle hiçbir fark bulunmamaktadır. Kullanıcı kodu, parola ve şifre kullanmak suretiyle elektronik ortamda doldurulmuş ve onaylanmış beyanname ve bildirimler, dernek tarafından verilmiş beyanname ve bildirimler olarak kabul edilir.

Elektronik ortamda gönderilmesi mümkün olmayan veya sisteme yüklenemeyen beyanname ve bildirim ekleri, derneğin merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine elden verilir veya posta yoluyla taahhütlü olarak gönderilir.

Beyanname ve bildirimlerin kanuni sürede verilen beyanname ve bildirimler olarak kabulü için, elektronik ortamda doldurma ve onaylama işleminin en geç beyanname ve bildirimlerin verilmesi gereken son gün saat 24:00'den önce tamamlanmış olması gerekmektedir.

Beyanname ve bildirimlerin teknik arızalar nedeniyle elektronik ortamda gönderilmesinin mümkün olmaması halinde, kanuni sürenin son günü mesainin bitiş saatine kadar, derneğin merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine elden verilmesi veya posta yoluyla taahhütlü olarak gönderilmesi gerekmektedir.

(Değişik sekizinci fıkra:RG-9/7/2020-31180) Kullanıcı kodu, parola ve şifre verilen kişiler, bunları başka amaçla kullanamazlar, bir başkasının kullanmasına da izin veremezler. Kullanıcı kodu, parola ve şifrelerinin çalındığını, kaybedildiğini veya hangi nedenle olursa olsun yetkisiz kişilerce kullanıldığını öğrenenler, derhal sivil toplumla ilişkiler birimlerine veya Genel Müdürlüğe bilgi verirler.

Kendilerine kullanıcı kodu, parola ve şifre verilen kişiler, bildirim anına kadar yapılan işlemlerden ve taraflarına verilen kullanıcı kodu, parola ve şifrenin kullanımından sorumludur.

(Değişik onuncu fıkra:RG-9/7/2020-31180) Elektronik ortamda yapılan işlemlerin tespit ve tevsikinde, Genel Müdürlüğün kayıtları esas alınır.

(Değişik onbirinci fıkra:RG-9/7/2020-31180) Genel Müdürlük, elektronik ortamda verilen belgeleri, İçişleri Bakanlığının arşiv mevzuatında belirtilen sürelere uygun olarak elektronik ve benzeri ortamlarda saklar. Elektronik ortam dışında oluşturulması halinde, bu belgeler elektronik ortama aktarılarak işlem yapılabilir.

(Değişik onikinci fıkra:RG-9/7/2020-31180) Elektronik ortamın güvenliğinin ve iş sürekliliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin engellenmesi hususunda Genel Müdürlük tarafından gerekli tedbirler alınır. Genel Müdürlük, elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

(Değişik onüçüncü fıkra:RG-9/7/2020-31180) Bilanço esasına göre defter tutan dernekler ile kamu yararına çalışan dernekler, bu Yönetmelik çerçevesinde vermekle yükümlü oldukları beyanname ve bildirimlerini, Genel Müdürlüğün internet sayfası üzerinden, kullanıcı kodu, parola ve şifre kullanarak göndermek zorundadırlar.

Elektronik ortamda beyanname ve bildirim gönderme zorunluluğu bulunmayan dernekler, kendi istekleriyle bu maddede belirtilen usullere uymak suretiyle beyanname ve bildirimlerini elektronik ortamda gönderebilirler.

(Ek:RG-21/10/2021-31635) Genel Müdürlük, dernek geçici yönetim kurulu başkanına veya dernek başkanına verilmek üzere sistemden üretilen kullanıcı kodu, parola ve şifrenin kısa mesaj veya diğer elektronik yollarla iletilmesini sağlayabilir. Dernek başkanı, yönetim kurulu kararıyla görev alanlarıyla sınırlı olmak üzere derneğin idari ve mali işlemlerinden sorumlu kişilerine Dernekler Bilgi Sistemine (DERBİS) giriş yetkisi verebilir. Yetki verilmesi durumunda dernek başkanının sorumluluğu ortadan kalkmaz.

Verilerin elektronik ortama kaydedilmesi