Madde 43 — Dayanak ve Kontrol Belgeleri

Madde 43 - Kantin muhasebe kayıtlarında iç denetimi sağlamak amacıyla, aşağıda belirtilen dayanak ve kontrol belgeleri tutulur.

a) Alım Belgeleri : Mal alım faturaları ile örneğine EK-12’de yer verilen fatura yerine düzenlenen tutanaklardan ibarettir. Bu belgeler, kantin işletme defterindeki sıralarına göre numaralandırılarak dosya içinde saklanır.

b) (Değişik:RG-17/5/2025-32903) Gider Belgeleri: Kantin gelirlerinden yapılan harcamalara ilişkin fatura, yazar kasa fişi ve tutanaklardan ibarettir. Yazar kasa fişleri dosya kâğıdına yapıştırılarak tutanak hâline getirilir ve arkası, kullanıldığı yerler belirtilerek malı kullanan personel, diğer yetkililer ve kantin heyeti tarafından imzalanarak komutanın/amirin onayına sunulur. Bu faturalar, yazar kasa fişleri ve tutanaklar tarih sırasına göre numaralanarak dosyalanır.

c) (Değişik:RG-17/5/2025-32903) Aylık Gider Listesi: Bir aylık gider belgelerinin dökümüdür. Altı, kantin heyeti tarafından imzalanır ve kışla komutanınca/kurum amirince onaylanarak ait olduğu ay bilançosuna bağlanır.

ç) (Değişik:RG-26/12/2014-29217) Karşılaştırmalı fiyat tespit tutanağı: Piyasa incelemesi sonucunu tespit etmek maksadı ile hazırlanan tutanaklardır. Bu tutanaklar alımı yapanlar tarafından imza edilir ve alım faturasına bağlanır.

d) Fire Tutanağı : Satılmak üzere alınan mallarda ortaya çıkan fireyi tespit etmek amacıyla, aynı gün düzenlenen ve örneğine EK-10’da yer verilen belgedir. Gider belgeleri arasında muhafaza edilir.

e) Devir ve Teslim Belgesi : Kantin heyeti değişikliğinde kantin sermayesi, belgeleri ve demirbaşlarının devir ve teslimi esnasında kullanılan ve örneğine EK-11’de yer verilen belgedir. Sayım sırasında satışa sunulan mallar ve demirbaş olarak kullanılan mallar için ayrı ayrı sayım tartı çizelgesi düzenlenir. Satışa tâbi olan malların devri, alış fiyatları üzerinden yapılır.

f) (Değişik:RG-17/5/2025-32903) Avans Kredi Fişi: Bir mal alımı veya bir hizmetin ifası için komutanlıkça/amirlikçe kantinden verilmesi emredilen paranın kantin kasasından çıkması esnasında ve kantin mubayaa sorumlusunca kantinde satılacak malların alımında tanzim edilen ve örneğine EK-13’te yer verilen fiştir. Üç suret düzenlenir.  Nakit çıkışına ilişkin  olduğunda, bir sureti avans mutemedinde, bir  sureti muhasebede, bir sureti de kasa sorumlusunda bulunur. Muhasip ve kantin başkanının imzasını müteakip komutanlıkça/amirlikçe onaylanır. Bilahare avansı kullanacak şahıs imza karşılığı avansı kantin kasa sorumlusundan alır. Mal satımına ilişkin olduğunda sadece kantin başkanınca onaylanır. Bir sureti mubayaacıda, bir sureti muhasebede, bir sureti de kasa sorumlusunda bulunur.

g) (Değişik:RG-17/5/2025-32903) Avans Mahsup Fişi: Birlik avans mutemetleri ve kantin mubayaa sorumlularınca kantinden alınan avansın kapatılmasında kullanılan ve örneğine EK-14’te yer verilen bir fiştir. Üç suret düzenlenir bir sureti avans mutemedi veya mubayaa sorumlusunda, bir sureti muhasebede, bir sureti de kasa sorumlusunda bulunur. Birlik avans mutemedince kullanılan avansın mahsup fişi kantin heyetince kontrolü ve imzasını müteakip komutanlıkça/amirlikçe onaylanır ve işleme konur. Kantin mubayaa sorumlusunun kullandığı avansın mahsubunda kontrol sonunda sadece kantin başkanı onaylar. Her iki avansın mahsup edilmesinde artan para varsa mahsup fişinde yazılır ve kasa sorumlusuna iade edilir, avans mutemedi ve kasa sorumlusunca imzalanır.

ğ) Kasa Girdi Fişi : Kasaya giren her türlü nakit için düzenlenen ve örneğine EK-15’de yer verilen bir fiştir. Para teslim defterleri ile kasa sorumlusuna teslim edilen nakitler bir kasa girdi fişine işlenir ve kasa defterine girişler bu fiş ile yapılır.

h) Kasa Çıktı Fişi : Avans mutemetlerine verilen avanslar ile kantinde satılmak üzere alınan malların bedellerinin ve masraf faturalarının ödenmesi için kasadan çıkan nakitleri belirten ve örneğine EK-16’da yer verilen belgedir.

ı) (Değişik:RG-17/5/2025-32903)  İstizan: Yapılacak bir iş veya alınacak bir mal veya hizmet için ödenecek paranın Analitik Bütçe Sınıflandırmasına İlişkin Rehberin Dördüncü düzeydeki ekonomik kodları ile belirlenen resmî işler kapsamında bulunduğu, ödeneği olmadığına/yeterli bulunmadığına dair kullanılan ve örneğine EK-17’de yer verilen belgedir. Parayı kullanacak birlik komutanlığınca/amirliğince yapılacak harcamanın nereye yapılacağı veya malın ne amaçla alınacağı belirtilecek şekilde hazırlanır. Maliye ünitesi amiri tarafından yapılacak işin resmî iş kapsamında olup olmadığı incelendikten sonra, resmî iş kapsamında olanlar için ödenek durumu belirtilecek şekilde; ilgili sayman ve ilgili şube müdürü tarafından da, mal mevcut durumu veya hizmet alımının uygunluğu ile ihtiyacın bütçeden tahsis edilen kaynaktan mevcut planlamalar doğrultusunda zaman, öncelik, ivedilik ve benzeri alınıp alınmayacağı değerlendirilerek; kantin başkanı tarafından da, kantin gelirlerinden ödeme durumu kontrol edilerek imzalanır. Kışla komutanının/kurum amirinin onaylamasından sonra avans verilmesini sağlayan belgedir.

i) (Değişik:RG-26/12/2014-29217) Kredili mal takip defteri: İşletme usulü muhasebe kaydı tutan kantinlerde; kantin idare heyetince kantinde satılmak üzere kredili olarak alınan mallar için ilgili firmalara yapılacak ödemelerin kayıt edildiği ve örneği EK-18’de yer verilen defterdir. Kredili mal alınan her firma için bir sayfa açılır. Buraya alınan mallar faturaları ve kasa çıktı fişleri ile yapılan ödemeler yazılır. Ödemelerden sonra kalan borçlar defterde toplanarak belirlenir. Sene sonunda kredili mal alımlarından dolayı firmalara olan borçlar, firmalar ile karşılıklı mutabakata varılıp, teyit edilerek devredilir. Yeni heyete devredilen toplam borç miktarı yıllık kantin bilançosunda belirtilen hazır değerleri (kasa+bankalar+diğer hazır değerler) geçemez.

j) Mahkeme Yolu ile Alacakların Takibi Defteri : Kantinlerin mahkeme yolu ile alacaklarının takibinde kullanılan ve örneğine EK-19’da yer verilen defterdir.

k) (Mülga:RG-26/12/2014-29217)

 

Diğer Belgeler